Başvuru, Sınav ve Belgelendirme Prosedürü

Amaç & Kapsam

Bu prosedürün amacı, sınav ve belgelendirme faaliyetlerinin şeffaf, tarafsız ve etkin şekilde sürdürülebilmesini sağlamaktır.

Prosedür, kuruluş tarafından yürütülen tüm sınav ve belgelendirme hizmetlerini kapsar. Tüm süreçler, TS EN ISO/IEC 17024:2012 “Uygunluk Değerlendirmesi – Personel Belgelendirmesi Yapan Kuruluşlar İçin Genel Şartlar” standardı ve Kalite El Kitabı doğrultusunda yürütülür.

Sorumlular

• Belgelendirme Karar VericiSınavların ve sonuçların değerlendirilerek belgelendirmeye ilişkin her türlü kararın verilmesi.
• DeğerlendiriciSınavların değerlendirilmesine ilişkin süreçlerin takibi.
• Destek Hizmetleri PersoneliTüm idari süreçlerin takibi; kayıtların hazırlanması, dosyalama ve arşiv işlemleri.
• Kalite Yönetim TemsilcisiTüm dokümanların takip edilmesi.
• Sınav Hizmetleri SorumlusuSınav açılması ve ilanı, mali işlemlerin koordinasyonu, MYK bildirimleri, değerlendirici görevlendirmesi, adayların sınava kabulü ve sınav iptal kararları.

Uygulama Süreci

1. Ön Talep, Sınav Programı ve İlan

   Sınav açılmasını isteyen kişiler web sitesi üzerinden ön talepte bulunabilir. Talepler kayıt altına alınır; uygun bulunması hâlinde sınav açılır. Sınav tarihi ve yeri makul süre içinde web sitesinden duyurulur. Sınav programları, sınavdan iki gün öncesine kadar; değişiklikler ise aynı gün MYK’ya bildirilir.

2. Başvuruların Alınması ve Sınava Kabul

   Başvurular FR.01 Başvuru Formu ile alınır ve Başvuru Alma ve Değerlendirme Talimatına göre değerlendirilir. Sınava giriş şartı bulunan yeterliliklerde bu şart sorgulanır. Şartları sağlayan ve mali yükümlülüklerini yerine getiren adaylar sınava kabul edilir; adaylara sınav öncesi SMS ile bilgilendirme yapılır.

3. Soru, Değerlendirici ve Görevli Belirlenmesi

   Sorular onaylı soru bankasından ilgili ulusal yeterliliğe göre seçilir. Değerlendirici ve sınav görevlendirmesi yazılım üzerinden yapılır; görevlilerin adaylarla organik bağının bulunmadığı güvence altına alınır. Çıkar çatışması hâlinde aday başka bir sınava alınır.

4. Teorik Sınav

   Teorik sınav, ilgili ulusal yeterlilikte ve belgelendirme programında belirtilen ölçme-değerlendirme şartlarını karşılar. Değerlendirme, Sınav Değerlendirme Talimatına (TM.03) göre değerlendirici tarafından yapılır; sonuçlar tutanak ve sonuç listesiyle kayıt altına alınır.

5. Performans Sınavı

   Performans sınavı ilgili ulusal yeterliliğin sınav talimatındaki usulde yapılır. Adaya ait iş parçaları, itiraz ve şikâyet süresi boyunca güvenli alanlarda (Sınav ID ve Aday No yazılarak) saklanır; süre sonunda hurdaya ayrılır.

6. Belgelendirme Kararı

   Karar, tüm değerlendirme kayıtları incelenerek alınır. Sonuçlar en geç 15 iş günü içinde adaylara duyurulur. Belge talebi, masraf karşılığının yatırıldığı günden itibaren en geç 10 gün içinde MYK’ya bildirilir; belgeler hologramlanır, Genel Müdür tarafından imzalanır ve adaylara teslim edilir.

7. Sınavın İptali ve Tekrarı

   Doğal afet, toplu kopya veya şeffaflığa ilişkin tereddüt hâllerinde durum tutanağa bağlanır ve gerekirse sınav iptal edilir. İptal edilen sınav, mücbir sebepler dışında 15 iş günü içinde yeniden yapılır; adaydan ayrıca ücret talep edilmez.

8. Kayıtların Saklanması

   Sınav ve belgelendirme kayıtları belge geçerlilik süresinin bitiminden itibaren beş yıl; kamera kayıtları ise oluşma tarihinden itibaren bir yıl süreyle saklanır.

9. Hileli Sınav Hâlinde

   Kurallara aykırı davranan katılımcıların sınava devamına izin verilmez; kimlik ve kusurları açıkça yazılarak durum tutanak altına alınır.

10. Birim Birleştirme

    MYK tarafından yetkilendirilmiş kuruluşlardan yeterlilik birimi başarı belgesi almış kişiler hakkında, ilgili MYK mevzuatı uyarınca işlem yapılır.